Høje-Taastrup Kommune digitaliserer telefoni med Microsoft Teams og Coherence

En brugervenlig løsning for hele organisationen

Da COVID-19 tvang den offentlige sektor til at arbejde hjemmefra, stod Høje Taastrup Kommune over for en hastig digital omstilling. Den eksisterende telefoniløsning, en stor Alcatel-installation gemt i kælderen, kunne ikke følge med behovet for moderne, fleksibel kommunikation. Men i stedet for at nøjes med en midlertidig løsning, valgte kommunen at tage et teknologisk kvantespring – og resultatet har skabt værdi langt ud over krisesituationen.

Teams som platform og Coherence som administrationsværktøj

Kommunen valgte Microsoft Teams som central kommunikationsplatform – og til at administrere telefoni og brugeropsætning blev Coherence-platformen fra Performance Metrics taget i brug, med produkterne VoiceQ365 og DDI Manager som centrale redskaber.

Maria Grønbek Philip, projektleder i Høje Taastrup Kommune, stod i spidsen for implementeringen. Selvom hun ikke har teknisk baggrund, kunne hun selvstændigt administrere hele telefoniopsætningen – netop fordi platformen er udviklet med brugervenlighed for øje:

Denne intuitive tilgang gør løsningen ideel til offentlige organisationer, hvor IT-kompetencer kan variere – og hvor behovet for hurtig og fleksibel drift er stort.

Udbredt brug på tværs af kommunen

Løsningen anvendes i dag bredt – fra daginstitutioner og skoler til IT-support og kontaktcentre. Maria fortæller:

“Sekretariatslederen på Mølleholmskolen bruger VoiceQ365-dashboardet til at se, hvem der er logget ind i køen og sikre, at der er folk til at tage kald. Idrætscentre viderestiller opkald til vagttelefoner. Selv kritiske funktioner som underretninger uden for åbningstid håndteres via platformen.”

Særligt under hjemsendelsen blev det tydeligt, hvor vigtig fleksibel telefoni er. Det blev hurtigt en positiv forandring for medarbejderne, som i høj grad tog løsningen til sig:

“Folk spurgte nærmest: Hvornår er det vores tur? Det rullede helt af sig selv,” siger Maria.

Et værktøj til både drift og videreudvikling

I dag er det primært IT-afdelingen, med Tobias i spidsen, der drifter løsningen.

Automatisering er et næste naturligt skridt, og der er stor interesse i at bruge platformens fulde potentiale. Der er løbende dialog mellem Performance Metrics og kommunen om at identificere yderligere behov og optimere den daglige drift.

Samtidig understreger Maria, at løsningen fortsat har stort potentiale. “Vi bruger ikke platformen fuldt ud endnu. Det handler om at få prioriteret tiden og sagt: Nu gør vi det.”

En løsning, der kan inspirere andre kommuner og offentlige sektorer

Høje Taastrup Kommunes rejse er et godt eksempel på, hvordan kommuner kan digitalisere og effektivisere deres telefoni – uden at gå på kompromis med brugervenlighed og driftssikkerhed.

Det er netop letheden og det intuitive i brugen af Coherence, der gør løsningen anvendelig på tværs af faggrupper – ikke kun for tekniske profiler. Som Maria selv beviste som projektleder uden teknisk baggrund, kan platformen nemt tages i brug og driftes bredt i organisationen.

“Alle skal spare i den offentlige sektor – og her kan man hente meget ved at lære af hinandens rejser og løsninger,” siger Maria.

Erfaringerne fra Høje Taastrup Kommune udgør derfor et værdifuldt referencepunkt for andre, der står over for lignende udfordringer i den offentlige sektor.

Vil du høre mere om Høje Taastrup Kommunes erfaring?

Kontakt Performance Metrics for at lære, hvordan Coherence kan hjælpe din organisation videre.