Effektivisér medarbejderonboarding med DDI Manager og Auto Provisioning

For mange vækstvirksomheder er onboarding stadig afhængig af forældede, manuelle processer. HR udfylder regneark, IT tildeler telefonnumre manuelt, og nyansatte venter i dagevis på at få adgang til deres værktøjer. Det er ikke kun ineffektivt – det er dyrt. Tiden, der går tabt under onboarding, forsinker produktiviteten, frustrerer nye medarbejdere og belaster små eller i forvejen pressede teams.

For virksomheder, der bruger Microsoft Teams som deres primære samarbejdsplatform, findes der en smartere løsning. Performance Metrics tilbyder intuitive værktøjer – DDI Manager og Auto Provisioning – der automatiserer onboarding-opgaver og reducerer afhængigheden af IT-specialister. Uanset om du er en mindre virksomhed, iværksætter eller HR-ansvarlig uden dedikeret IT-afdeling, gør disse værktøjer det muligt at levere en gnidningsfri onboardingoplevelse fra dag ét.

Udfordringerne ved onboarding af medarbejdere

For mange virksomheder – især dem uden en stor IT-afdeling – håndteres onboarding af nye medarbejdere stadig manuelt. Det betyder, at hver ansættelse bliver et projekt i sig selv og indebærer ofte:

• Søgen efter og validering af ledige telefonnumre (DDI’er)

• Tildeling af den rette Microsoft Teams-licens baseret på jobrolle

• Sporing af opgaver i statiske regneark eller delte dokumenter

• Udvikling og anvendelse af PowerShell-scripts til opsætning af brugere og systemer

• Koordination mellem HR, IT og drift for at gennemføre basale opgaver

• Manuel vurdering og tildeling af adgang til systemer, værktøjer og rettigheder for at overholde sikkerheds- og compliancekrav

Denne sammensatte proces er ikke bare ineffektiv, den er risikabel. Fejl opstår let, når systemer ikke taler sammen, og information ikke er samlet ét sted. Forkert tildelte DDI-numre, glemte licenser eller forsinket adgang til konti kan føre til dårlige førstehåndsindtryk, sikkerhedsbrud, complianceproblemer og flere supporthenvendelser.

Adgangsstyring i sig selv gør processen markant mere tidskrævende og kompleks. For hver ny medarbejder skal IT eller en administrator vurdere, hvilke Teams-politikker, kanaler, ressourcer og rettigheder der skal gives. Hvis adgangen bliver for bred, opstår der sikkerhedsrisici. Hvis den er for snæver, bliver medarbejderen forhindret i at udføre sine opgaver. At konfigurere disse adgangsforhold manuelt – især på tværs af afdelinger og roller – er både tidskrævende og indebærer betydelige risici for fejl.

For små og mellemstore virksomheder er konsekvenserne endnu større. Med begrænsede IT-ressourcer bliver manuel onboarding hurtigt en flaskehals, der stjæler tid fra vigtige strategiske opgaver og medarbejderengagement. Og når virksomheden vokser, følger de manuelle processer ikke med. De bliver ustabile, fejlbehæftede og dyrere i længden.

DDI Manager: Centraliseret, sikker og brugervenlig

Centraliseret opsætning der fjerner gætterier

Tildeling af det rette DDI-nummer er afgørende for enhver medarbejder, men især i kundeservice- og salgsfunktioner, hvor kommunikationen med kunder og kollegaer er kontinuerlig.

Med DDI Manager fra Performance Metrics erstattes den traditionelle, fragmenterede og manuelle proces med en centraliseret, struktureret og intuitiv løsning. I stedet for at jonglere med regneark, e-mailkæder og PowerShell-scripts, samles alle vigtige opgaver inden for telefoni og licenstildeling i ét browserbaseret interface udviklet til at gøre onboarding i Microsoft Teams både hurtigere og mere sikker, selv i stor skala.

Administratorer får øjeblikkelig adgang til et realtids-overblik over alle DDI-numre og licenstildelinger på tværs af organisationen. Denne gennemsigtighed eliminerer gætterier og minimerer fejl, da det præcist fremgår, hvilke numre der er i brug, hvilke der er ledige, og hvordan licenserne er fordelt. Dette er særligt værdifuldt ved onboarding af flere medarbejdere samtidig. Det tager kun få klik at tildele det korrekte nummer og sikre en ensartet opsætning uden menneskelige fejl.

Men centralisering i sig selv er ikke nok. Når organisationen vokser, kræver administration af telefonisystemer mere end blot overblik – det kræver struktur.

Struktureret nummerstyring med labels og serier

For at sikre overblik og orden giver DDI Manager administratorer mulighed for at gruppere DDI-numre i navngivne serier baseret på forretningslogik. Eksempelvis kan numrene opdeles og mærkes efter:

• Afdeling (f.eks. Salg, Support, HR)

• Lokation (f.eks. København, Stockholm, Remote)

• Funktion (f.eks. Kundeservice, Direktionslinje)

Disse labels fungerer ikke kun som visuelle pejlemærker i systemet, men muliggør også en mere intelligent og målrettet tildeling af numre. I stedet for at skulle gennemgå en lang liste manuelt, kan administratorer filtrere efter gruppe, hurtigt se hvilke numre der er reserveret til hvilke formål og træffe bedre beslutninger om ressourceallokering.

Muligheden for en samlet administration af nummerserier gør det markant nemmere at håndtere større onboarding- og omstruktureringsprojekter. Hvis et nyt kontor åbner, eller en afdeling vokser hurtigt, kan DDI Manager håndtere tildeling, frigivelse eller reorganisering af flere numre på én gang uden at det kræver manuel opdatering af hvert enkelt nummer. Og takket være det centraliserede overblik opdateres ændringerne øjeblikkeligt og konsekvent i hele Teams-miljøet.

Denne strukturerede tilgang forebygger forvirring, mindsker risikoen for fejltildelinger og muliggør hurtigere respons, når der sker ændringer. Det er særligt værdifuldt for virksomheder med flere lokationer eller Microsoft 365-lejere, hvor kompleksiteten hurtigt kan stige uden en gennemtænkt strategi for etikettering af numre.

Adgangsstyring der sparer tid og reducerer risiko

En ofte overset udfordring i onboardingprocessen er at bestemme, hvilket adgangsniveau en ny medarbejder skal have og sikre, at det bliver tildelt korrekt. Uden det rette system bliver det en manuel, medarbejderspecifik opgave, der forsinker opstarten og skaber sikkerhedsrisici.

DDI Manager løser dette med sin avancerede rolle-baseret adgangskontrol (RBAC). I modsætning til de standardroller, Microsoft Teams tilbyder – som ofte kræver omfattende administrative rettigheder – giver DDI Manager mulighed for at tildele præcist afgrænsede tilladelser. HR-medarbejdere kan for eksempel få adgang til at administrere licenser og DDI-numre, uden samtidig at få adgang til sikkerhedsindstillinger, mens IT bevarer kontrollen over følsomme konfigurationer.

Dette niveau af finjustering er særligt værdifuldt i voksende organisationer, hvor flere afdelinger er involveret i onboarding. Det sikrer, at opgaver kan løses effektivt uden at gå på kompromis med sikkerhed eller governance. Samtidig mindsker det risikoen for dyre fejl, som f.eks. at give nye medarbejdere for omfattende eller for begrænset adgang, hvilket kan forhindre dem i at arbejde effektivt.

Resultatet er en sikker, dokumenterbar og compliant telefoniadministration, der forenkler onboarding uden at lægge ekstra pres på IT.

En ensartet oplevelse ved onboarding og offboarding

Med DDI Manager bliver onboarding både hurtigere og mere forudsigelig. Administratorer kan tildele telefonnumre, anvende licenser og aktivere Teams Voice-funktioner via foruddefinerede konfigurationer. Hver medarbejder får de rette værktøjer baseret på deres rolle uden at det kræver scripting eller manuelle processer for at gøre det.

Når en medarbejder forlader virksomheden, sikrer DDI Manager en struktureret og sikker offboarding. Adgange kan fjernes øjeblikkeligt, DDI-numre kan frigives, og licenser kan genbruges uden forsinkelser. Det holder systemerne sikre, ressourcerne optimerede og dokumentationen komplet med en fuld sporbar historik over alle ændringer.

Kort sagt forvandler DDI Manager onboarding og offboarding fra en tidskrævende tjekliste til et effektivt og skalerbart workflow, der er nemt at administrere, selv uden en dedikeret IT-afdeling.

Auto Provisioning: Automatisk opsætning fra start til slut for voksende teams

Mens DDI Manager giver virksomheder stærk kontrol og overblik, tager Auto Provisioning det et skridt videre ved helt at eliminere de repetitive og tidskrævende onboarding-opgaver. For organisationer i vækst eller mindre teams uden teknisk support automatiserer Auto Provisioning alle kerneopgaver, som hver ny medarbejder har brug for.

Auto Provisioning klarer hele opsætningsforløbet automatisk efter blot én indledende opsætning. Det inkluderer:

• Automatisk tildeling af DDI-numre

  Numre hentes fra foruddefinerede puljer, baseret på de regler du angiver – f.eks. efter afdeling, lokation eller jobfunktion. Det fjerner behovet for manuel matchning og gætterier.

• Automatisk licenstildeling i Microsoft 365

  Medarbejdere får automatisk tildelt de rette Teams- og telefoni-licenser ud fra deres rolle. Uanset om det kræver en fuld Teams telefon-licens eller kun basale opkaldsfunktioner, ved systemet, hvad der skal anvendes.

• Opsætning ved brugeroprettelse

  Så snart en bruger oprettes i Entra ID (tidligere kendt som Azure Active Directory (AAD)) starter opsætningen automatisk. Ingen ventetid, ingen IT-involvering. Den nye medarbejder bliver opsat som en naturlig del af HR’s normale onboarding-proces.

Denne automatiserede arbejdsgang sikrer en ensartet, fejlfri og hurtig onboardingoplevelse i hele organisationen. Hver ny medarbejder får de rette værktøjer og indstillinger uden forsinkelser, manuelle fejl eller kompleks IT-administration.

Designet til ikke-tekniske brugere

En af de største fordele ved Auto Provisioning er, at det fjerner behovet for teknisk viden. Du behøver ikke skrive scripts, logge ind i Microsofts admincenter eller manuelt konfigurere indstillinger. Når reglerne først er defineret, klarer systemet resten automatisk i baggrunden.

Det gør løsningen ideel for:

• HR-teams, der onboarder nye medarbejdere regelmæssigt

• Driftsansvarlige, der håndterer flere lokationer

• Iværksættere, der skalerer hurtigt uden intern IT-support

• IT-ledere, der vil minimere hands-on arbejde og fokusere på strategi

Samtidig er det en stor gevinst for både compliance og konsistens. Når alle brugere oprettes på samme måde, ud fra klart definerede forretningsregler, minimeres risikoen for adgangsfejl, glemte licenser og forkert konfigurerede konti. Resultatet er en ensartet, pålidelig og sikker opsætning hver gang.

A Step-by-Step Guide to Streamline Employee Onboarding

Når Auto Provisioning og DDI Manager fra Performance Metrics kombineres, får du en effektiv, struktureret og sikker onboardingproces, der skalerer i takt med din organisation. Her er, hvordan det ser ud i praksis:

Trin 1: Den nye medarbejder oprettes i Azure Active Directory

Det hele starter med én handling: Den nye medarbejder tilføjes til Entra ID. Dette kan ske manuelt af HR, automatisk via et HR-system eller gennem et integreret rekrutteringsflow.

Der er ikke behov for at oprette en IT-supportsag eller vente på manuelle provisioneringsopgaver. I det øjeblik brugeren eksisterer i systemet, overtager automatiseringen, og processen er i gang.

Trin 2: Auto Provisioning anvender regelbaseret konfiguration

Når brugerprofilen er oprettet i Entra ID, tager Auto Provisioning over og gennemfører en fuldautomatisk opsætningsproces. Det inkluderer:

• Tildeling af DDI-nummer efter gruppe

  Systemet vælger automatisk et nummer fra en foruddefineret pulje eller nummerserie – intelligent grupperet og mærket efter afdeling, lokation eller funktion. Denne logiske organisering forhindrer konflikter mellem afdelinger, sikrer sporbarhed og skaber ensartethed i jeres telefoniopsætning.

• Tildeling af Microsoft 365-licens efter rolle

  Baseret på jobtitel eller afdelingstag i Entra ID tildeles den korrekte licens automatisk. Uanset om medarbejderen skal have en fuld Teams telefon-licens, grundlæggende opkaldsfunktioner eller en rollebaseret Teams-konfiguration, sørger Auto Provisioning for korrekt opsætning.

• Adgangsrettigheder baseret på organisatorisk rolle

  Parallelt med den tekniske opsætning tildeler systemet adgangsrettigheder i overensstemmelse med virksomhedens politik. Gennem integration med DDI Managers detaljerede RBAC-system får den nye medarbejder præcis de adgangsniveauer, der er nødvendige – hverken mere eller mindre.

Alt dette sker automatisk i baggrunden. Der er ingen grund til at logge ind i Microsoft 365 admincenter, kopiere indstillinger fra andre brugere eller køre scripts. Alt styres af et sæt forretningsregler, som er tilpasset netop jeres organisationsstruktur.

Trin 3: DDI Manager giver realtidsindsigt og validering

Når Auto Provisioning har fuldført sine opgaver, overtager DDI Manager monitoreringen. Systemet giver administratorer eller udpegede ledere et live overblik over onboardingstatus, herunder:

• Hvilket DDI-nummer der blev tildelt og fra hvilken nummerserie

• Licensstatus og eventuelle ikke-tildelte ressourcer

• Eventuelle fejltildelinger eller konfigurationsproblemer, der kræver gennemgang

• Hvordan brugeren passer ind i den overordnede adgangsstruktur

Takket være mærkningssystemet og den centraliserede sporing gør DDI Manager det nemt at revidere eller justere tildelinger i realtid. Hvis en afdeling omstruktureres, hvis adgangsbehov ændrer sig, eller hvis yderligere ressourcer skal tildeles, kan det hele administreres fra ét samlet interface.

Denne synlighed sparer ikke kun tid, men den er også afgørende for compliance, især i brancher hvor telefoni og adgangskontrol skal dokumenteres og gennemgås regelmæssigt.

Trin 4: Medarbejderen er klar til at arbejde med det samme

Når den nye medarbejder modtager sin laptop eller logger ind for første gang, er alt allerede sat op. Deres Microsoft Teams-miljø er konfigureret, deres DDI-nummer er aktivt, licensen er tildelt, og adgangsrettighederne er korrekt afgrænset. Der er ingen ventetid, ingen konfigurationshuller og ingen afhængighed af reaktiv IT-support.

Medarbejderen kan straks begynde at foretage og modtage opkald, deltage i møder, få adgang til Teams-kanaler og samarbejde med kollegaer fra dag ét, uanset enhed og lokation.

Denne sømløse opsætning forbedrer ikke blot produktiviteten, men bidrager også til et stærkt førstehåndsindtryk og understøtter virksomhedens professionalisme og driftsparathed. For dynamiske teams, distribuerede arbejdsstyrker og småt bemandede IT-afdelinger er det en afgørende forbedring.

Nøglefordele – kort fortalt

Funktion	Fordel
Centraliseret dashboard	Nem oversigt over DDI-numre og licenser
Auto Provisioning	Håndfri onboarding i Microsoft Teams
Rollebaseret adgangsstyring	Sikker uddelegering på tværs af afdelinger
Ingen scripting nødvendig	Tilgængelig for ikke-tekniske brugere
Realtids-  og historisk rapportering	Datadrevne beslutninger og compliance-dokumentation
Skalerbar arkitektur	Velegnet til både små teams og voksende virksomheder

Konklusion

De første dage i en ny medarbejders rejse bør skabe fremdrift, ikke forårsage frustration. DDI Manager og Auto Provisioning fra Performance Metrics fjerner manuelle trin, reducerer fejl og sikrer, at hvert nyt teammedlem er klar til at bidrage fra dag ét.

Uanset om du leder et team på fem eller fem hundrede, giver automatiseret onboarding i Microsoft Teams dig mulighed for at skalere effektivt og bevare kontrollen uden at belaste IT-afdelingen yderligere.

Klar til at effektivisere jeres onboardingproces?

Kontakt Performance Metrics og hør mere om, hvordan DDI Manager og Auto Provisioning kan forvandle måden, I onboarder nye medarbejdere på.