Microsoft Teams Enterprise Voice: En komplet setup guide

I dagens forretningsverden er effektiv kommunikation vigtigere end nogensinde før. Flere og flere virksomheder vælger cloud-baserede løsninger for at strømline driften, øge effektiviteten og reducere omkostninger. En af de mest markante fremskridt på dette område er Microsoft Teams Enterprise Voice, som gør det muligt at integrere telefoni direkte i Microsoft Teams.

Microsoft Teams blev oprindeligt designet som en samarbejdsplatform, men udviklede sig hurtigt til at blive virksomheders centrale kommunikationshub med integration af opkald, video og chat i ét samlet værktøj. Med Enterprise Voice kan organisationer nu også håndtere taleopkald direkte i Teams, hvilket fundamentalt ændrer, hvordan virksomheder kommunikerer både internt og eksternt.

I denne blog guider vi dig gennem en komplet setup af Microsoft Teams Enterprise Voice. Du får en detaljeret oversigt over, hvordan du integrerer løsningen problemfrit i din virksomheds kommunikationsinfrastruktur. Uanset om du erstatter et traditionelt telefonsystem eller ønsker at udvide en eksisterende løsning, får du her alt, hvad du har brug for til at komme godt i gang.

Hvad er Microsoft Teams Enterprise Voice?

Før vi dykker ned i opsætningsprocessen, er det vigtigt at forstå, hvad Microsoft Teams Enterprise Voice egentlig er, og hvordan det kan skabe værdi for din virksomhed.

Enterprise Voice er en cloud-baseret teleløsning, der er integreret direkte i Microsoft Teams. Den gør det muligt for virksomheder at foretage og modtage opkald til og fra eksterne telefonnumre direkte i Teams. Det er særligt relevant for organisationer, der ønsker at udskifte traditionelle fastnettelefoner eller ældre PBX-løsninger med en moderne, fleksibel og skalerbar cloud-baseret platform.

Centrale funktioner i Microsoft Teams Enterprise Voice:

• Unified Communication:

  Alle kommunikationsformer – chat, video og tale – samles i én platform.

• Direct Routing:

  Giver mulighed for at tilkoble eksisterende telefoninfrastruktur til Teams, så man kan bruge nuværende telefonlinjer og operatøraftaler.

• Cloud-baseret drift:

  Eliminerer behovet for dyrt hardware onsite og giver bedre fleksibilitet og skalerbarhed.

• Avanceret opkaldsstyring:

  Funktioner som opkaldskøer, automatisk omstilling og voicemail sikrer, at virksomheden kan håndtere opkald effektivt og professionelt.

• Integration med Microsoft 365:

  Løsningen er tæt integreret med øvrige Microsoft-værktøjer som Outlook, SharePoint og OneDrive, hvilket skaber en sammenhængende og effektiv arbejdsoplevelse.

• Understøttelse af mobil og desktop:

  Medarbejdere kan foretage og modtage opkald fra både mobil og computer uanset hvor de befinder sig.

Med disse funktioner hjælper Microsoft Teams Enterprise Voice virksomheder med at forenkle deres kommunikationsinfrastruktur, reducere driftsomkostninger og øge produktiviteten.

Trin-for-trin setup guide af Microsoft Teams Enterprise Voice

Opsætningen af Microsoft Teams Enterprise Voice kan opdeles i en række overskuelige trin. Men for at sikre en gnidningsfri integration er det vigtigt, at hvert trin gennemføres omhyggeligt, og at man forstår kravene undervejs i processen.

1. Vurdér din nuværende kommunikationsinfrastruktur

Før du går i gang med at opsætte Enterprise Voice, er det vigtigt at evaluere din eksisterende kommunikationsløsning. Overvej følgende faktorer:

• Eksisterende telefonsystem: Bruger I i dag et PBX-anlæg eller en anden telefoni-løsning? I så fald skal du vurdere, om I skal bruge Direct Routing til at forbinde det eksisterende system med Teams, eller om en Microsoft Calling Plan vil være mere hensigtsmæssig.

• Opkaldsvolumen: Estimér antallet af opkald, jeres organisation håndterer dagligt eller ugentligt. Dette er afgørende for at vælge den rette løsning og tilhørende funktioner.

• Forretningsbehov: Identificér hvilke ekstra funktioner I har brug for – f.eks. opkaldskøer, automatisk omstilling, telefonsvarer eller avanceret opkaldsrouting.

• Geografi og lokale numre: Overvej, om jeres medarbejdere har behov for lokale telefonnumre i forskellige regioner eller lande, da det kan have indflydelse på valg af Calling Plan.

Ved at forstå jeres behov grundigt, sikrer du, at du vælger den rette løsning til Microsoft Teams Enterprise Voice, uanset om det er Calling Plans eller Direct Routing.

2. Vælg den rette Calling Plan

Microsoft tilbyder flere forskellige Calling Plans til virksomheder, der vil implementere Teams Enterprise Voice. Planerne varierer afhængigt af funktioner, geografisk dækning og jeres telekommunikationsbehov. De tre primære muligheder er:

a) Microsoft Calling Plans

Microsofts Calling Plans er en enkel måde at få telefoni integreret direkte i Teams uden behov for ekstra udstyr. Der findes to hovedtyper:

• Domestic Calling Plan: Giver mulighed for opkald til lokale og nationale numre i et bestemt land.

• International Calling Plan: Giver virksomheder mulighed for at foretage opkald til både nationale og internationale regioner.

Hvis jeres organisation allerede bruger Microsoft Teams til samarbejde og ikke har en eksisterende teleudbyder, er dette ofte den mest problemfri løsning.

b) Direct Routing

Med Direct Routing kan virksomheden forbinde Teams Enterprise Voice med det eksisterende telefonsystem. Det betyder, at I kan beholde jeres nuværende teleudbyder, samtidig med at Teams bliver en del af jeres samlede kommunikationsløsning.

Direct Routing er ideelt for virksomheder, der ønsker at bevare eksisterende telefoniløsninger eller har komplekse behov som fx særligt tilpassede funktioner eller avanceret opkaldsrouting. Opsætningen kræver, at en Session Border Controller (SBC) forbinder jeres system til Microsoft 365, hvilket giver en sikker og stabil integration mellem Teams og telefonsystemet.

c) Operator Connect

Operator Connect er en nyere løsning, hvor en certificeret Microsoft teleudbyder står for at forbinde jeres telefoni direkte til Teams. Denne model forenkler opsætningen, kræver minimal konfiguration og sikrer en stabil løsning med dokumenteret kompatibilitet

Det er et oplagt valg, hvis I ønsker en balance mellem fleksibilitet og nem administration, uden at skulle håndtere tekniske detaljer selv.

3. Opsætning af Direct Routing eller Calling Plans

Når du har valgt din Calling Plan, er næste skridt at opsætte den nødvendige infrastruktur til Microsoft Teams Enterprise Voice.

Hvis du vælger Microsoft Calling Plan er opsætningen relativ enkel. Microsoft håndterer langt det meste, herunder tildeling af telefonnumre, konfiguration af opkaldsindstillinger og forbindelse til det offentlige telefonnetværk (PSTN). Du skal blot aktivere funktionerne i Microsoft 365 Admin Center og tildele de relevante licenser til brugerne. Det er en hurtig vej til at komme i gang med telefoni i Teams uden behov for ekstra udstyr.

Hvis du derimod vælger Direct Routing, kræver opsætningen lidt mere teknisk arbejde, da du skal forbinde din eksisterende teleinfrastruktur med Teams via en Session Border Controller (SBC). Denne fungerer som en bro mellem jeres telefonsystem og Microsoft Teams.

Opsætningen indebærer installation og konfiguration af SBC’en

• Sikker forbindelse mellem SBC og Microsoft 365

• Justering af routingregler, SIP-konfiguration og certifikater

• Opsætning af opkaldspolitikker og brugerrettigheder i Teams Admin Center

Det er afgørende, at både SBC’en og Teams-miljøet er korrekt konfigureret for at sikre stabil og sikker telefoni.

Hvis du har brug for sparring eller teknisk hjælp til Direct Routing, står Performance Metrics klar til at guide dig gennem processen.

4. Konfiguration af opkaldsfunktioner i Teams

Når jeres opkaldsinfrastruktur er sat op, er næste skridt at konfigurere de forskellige opkaldsfunktioner i Microsoft Teams Enterprise Voice. Disse funktioner er med til at sikre, at opkald bliver håndteret professionelt og effektivt. Her er de vigtigste funktioner, du bør konfigurere:

• Auto Attendants (Tastemenuer)

  Opret automatiske svarsystemer, hvor brugere (folk, der ringer ind) kan vælge afdeling eller medarbejder via en stemmemenu. Det sikrer, at opkald hurtigt viderestille til det rigtige sted.

• Call Queues (Opkaldskøer)

  Organisér indgående opkald i køer, så virksomheden bedre kan håndtere høj belastning og dirigere opkald til ledige medarbejdere. Køerne kan prioriteres og opsættes med ventemusik, beskeder mv.

• Voicemail (Telefonsvarer)

  Aktivér telefonsvarer for alle brugere, så mistede opkald kan besvares senere.

• Viderestilling og overførsel af opkald

  Definér regler for viderestilling, så opkald automatisk sendes videre til en kollega, mobiltelefon eller en anden afdeling, hvis en medarbejder ikke er tilgængelig.

• Nødopkald

  Konfigurér nødopkald i overensstemmelse med lokale regulativer.

Disse funktioner giver jer fuld kontrol over, hvordan opkald modtages, distribueres og behandles, hvilket styrker jeres kundeservice, reducerer ventetid og sikrer, at intet opkald går tabt.

5. Tildeling af telefonnumre til brugere

Tildeling af telefonnumre er et af de vigtigste trin i opsætningen af Microsoft Teams Enterprise Voice. Hver medarbejder skal have et unikt og brugbart telefonnummer for at kunne foretage og modtage opkald direkte i Teams. Fremgangsmåden afhænger af, hvilken opsætning din virksomhed har valgt, samt om du bruger Microsoft Calling Plans eller Direct Routing.

a) Tildeling af numre med Microsoft Calling Plans

Hvis din virksomhed benytter Microsoft Calling Plans, er processen relativ enkel. Når de nødvendige planer er købt og aktiveret, kan du tildele telefonnumre direkte i Microsoft Teams Admin Center. Sådan gør du

1. Log ind i Microsoft Teams Admin Center

   Gå til admin.teams.microsoft.com og log ind (NB. Administratorrettigheder kræves).

2. Gå til sektionen “Voice”

   Under menupunktet “Calling” finder du sektionen “Voice”, hvor du administrerer opkaldsplaner, telefonnumre og routing.

3. Tildel telefonnumre til brugere

   Her kan du enten overføre eksisterende numre eller bruge nye telefonnumre fra Microsoft. Vælg den bruger, der skal have nummeret, og tilknyt det ønskede nummer.

4. Konfigurér brugerens opkaldsindstillinger

   Når nummeret er tildelt, skal du sikre, at brugerens opkaldsindstillinger er korrekt konfigureret. Det kan f.eks. være voicemail, opkaldsviderestilling og automatisk svar.

Fordelen ved Microsoft Calling Plans er, at hele processen foregår inden for Microsofts økosystem uden behov for ekstern telefoniinfrastruktur eller yderligere integrationer. Det gør tildeling og administration af numre hurtig, nem og skalerbar – ideelt for virksomheder, der ønsker en cloud-baseret løsning.

b) Tildeling af numre med Direct Routing

For virksomheder, der anvender Direct Routing, kræver tildeling af telefonnumre lidt mere opsætning. Direct Routing gør det muligt at beholde eksisterende telefonnumre eller tilføje nye fra en ekstern teleudbyder. Det giver større fleksibilitet, hvilket især kan være vigtigt for organisationer med komplekse telefoniopsætninger eller eksisterende aftaler med teleleverandører.

I dette tilfælde vil processen se ud som følger:

• Overførelse af eksisterende numre: Hvis virksomheden skifter fra et traditionelt PBX-system eller en anden udbyder, kan du overføre de nuværende numre til Microsoft Teams. Det indebærer typisk at indsende en porteringsanmodning til din teleudbyder samt at koordinere processen med Microsoft. Det er desuden vigtigt at overveje timingen for overgangen, så der ikke opstår udfald. Med denne proces sikrer du, at dine medarbejdere beholder deres kendte telefonnumre i det nye system.

• 2. Anskaffelse af nye numre: Hvis du har brug for nye numre, kan de købes gennem enten Microsoft (ved brug af deres nummerpuljer) eller en tredjeparts teleudbyder. Når numrene er modtaget og klar, tilknytter du dem til de påtænkte brugere via Microsoft Teams Admin Center på samme måde som med Calling Plans.

• 3. Konfiguration af Session Border Controller (SBC): Direct Routing kræver opsætning af en Session Border Controller (SBC) – det tekniske bindeled mellem din nuværende telefoniinfrastruktur og Microsoft Teams. SBC’en sikrer at al kommunikation mellem systemerne er sikker, oversætter signaler og protokoller korrekt, samt muliggør opkald via dine eksisterende linjer og udstyr. Denne del er teknisk kompleks, og mange vælger at samarbejde med en certificeret IT-partner eller konsulent for at sikre korrekt opsætning.

• 4. Tildeling af numre til Teams-brugere: Når SBC’en er på plads og integreret med Teams, kan du oprette relevante brugerprofiler i Teams Admin Center, tilknyt hvert nummer til den tilsvarende bruger samt sørge for, at brugeren har den rigtige opkaldspolitik, licens og routing-konfiguration.

Direct Routing giver fleksibilitet til at bevare eksisterende telefoniinfrastruktur og udbydere, samtidig med at virksomheden får alle fordelene ved Microsoft Teams som samlet kommunikationsplatform.

Vigtige overvejelser ved tildeling af telefonnumre

Når du tildeler telefonnumre i forbindelse med Microsoft Teams Enterprise Voice, er det vigtigt at tage højde for følgende faktorer for at sikre en effektiv opsætning:

• Lokation og afdelingsopdeling: Hvis din organisation har flere lokationer eller afdelinger, bør telefonnumre tildeles ud fra brugernes geografiske placering eller afdeling. Eksempelvis kan medarbejdere i forskellige regioner have brug for lokale numre, både for at overholde lokale lovkrav og for at sikre omkostningseffektiv telefoni.

• Regler for opkaldsrouting: Afhængigt af organisationens struktur kan det være nødvendigt at opsætte forskellige routing-regler for opkald. Salgsteamet kan fx have egne numre til kundehenvendelser, mens supportafdelingen har dedikerede helpdesk-numre. Ved at tildele telefonnumre ud fra rolle eller afdeling, sikrer du, at opkald havner det rigtige sted.

• Adgang fra desktop og mobil: Alle medarbejdere bør kunne foretage og modtage opkald både fra computer og mobil. Med Microsoft Teams kan opkald foretages fra både mobil og computer, så medarbejdere forbliver tilgængelige, selv når de arbejder uden for kontoret.

En korrekt og gennemtænkt tildeling af telefonnumre sikrer, at Microsoft Teams Enterprise Voice fungerer effektivt. Det giver dine medarbejdere mulighed for at kommunikere problemfrit, uanset hvor de arbejder fra.

6. Test systemet grundigt

Når telefonnumrene er tildelt, og den grundlæggende opsætning er færdig, er det vigtigt at teste systemet grundigt. En omhyggelig test sikrer, at din Microsoft Teams Enterprise Voice-løsning fungerer som forventet, og at brugerne kan foretage og modtage opkald uden problemer. Her er de vigtigste testområder:

a) Test opkaldsrouting og direkte opkald

Bekræft, at alle opkald bliver korrekt dirigeret. Foretag testopkald – både internt og eksternt – for at sikre, at opkald går til den rette person eller afdeling. Kontrollér også, at din opkaldsplan (dial plan) er korrekt konfigureret, og at Direct Routing eller Calling Plan fungerer problemfrit.

b) Verificér opkaldskvalitet

Test lydkvaliteten i opkald for at sikre, at der ikke er forsinkelse, forvrængning eller afbrudte forbindelser. Microsoft Teams benytter som udgangspunkt HD-lyd (high-definition), men netværksproblemer kan stadig påvirke kvaliteten. Sørg derfor for, at virksomhedens netværk er optimeret til VoIP-trafik.

c) Kontrollér voicemail og viderestilling

Sørg for, at voicemail er korrekt konfigureret for brugere, der ikke er tilgængelige.Test, at beskeder bliver korrekt optaget og leveret til modtageren. Test også opkaldsviderestilling, så du sikrer, at opkald bliver dirigeret til det rigtige nummer eller voicemail, når brugeren er optaget.

d) Test integration med andre funktioner

Microsoft Teams Enterprise Voice inkluderer funktioner som opkaldskøer, automatiske omstillere og Direct Routing. Test alle disse funktioner for at sikre, at de fungerer korrekt. Fx kan du chekke om et opkald går korrekt igennem auto attendant og videre til den relevante medarbejder i køen.

e) Test på både mobil og desktop

Bekræft, at brugerne kan foretage og modtage opkald fra både mobil og computer.Medarbejdere skal kunne være tilgængelige, uanset om de arbejder hjemmefra eller på kontoret.

Ved at teste alle disse områder sikrer du en stabil og professionel opkaldsoplevelse for både medarbejdere og kunder. Det minimerer risikoen for fejl og skaber tillid til den nye løsning.

7. Træning og adoption

Når opsætning og test er gennemført, er næste skridt at fokusere på træning og adoption.Det er afgørende, at medarbejderne ved, hvordan de bruger Enterprise Voice effektivt, og at eventuelle udfordringer bliver løst, før løsningen går live.

a) Giv grundlæggende opkaldstræning

Lær medarbejderne, hvordan man foretager og modtager opkald i Microsoft Teams.Træningen bør inkludere, hvordan man ringer til eksterne numre, omstiller opkald, og bruger Teams’ grænseflade til kommunikation.

b) Træn brugerne i avancerede funktioner

Sørg for, at medarbejderne kender til funktioner som viderestilling af opkald, voicemailhåndtering og opkaldsoverførsel. Det giver dem mulighed for at håndtere opkald mere effektivt – især i perioder med højt opkaldsvolumen.

c) Etablér procedurer for fejlfinding

Medarbejderne skal kunne fejlsøge grundlæggende problemer selv.Udlevér en simpel guide med løsninger på almindelige problemer som dårlig lydkvalitet eller mistede opkald. Det sparer tid og mindsker behovet for IT-support.

d) Tilbyd løbende support

Når løsningen er implementeret, skal der være adgang til fortsat support.Sørg for, at medarbejderne nemt kan kontakte en helpdesk eller supportafdeling, hvis der opstår problemer eller spørgsmål til nye funktioner.

En vellykket træning og adoption sikrer, at medarbejderne føler sig trygge ved systemet og hurtigt kan tage det i brug. Jo hurtigere adoption, jo hurtigere kan virksomheden drage fordel af Microsoft Teams Enterprise Voice som en samlet, moderne kommunikationsløsning.

Konklusion

Opsætning af Microsoft Teams Enterprise Voice er en effektiv måde for virksomheder at modernisere deres kommunikationsinfrastruktur på.Løsningen tilbyder en fleksibel, skalerbar og omkostningseffektiv platform til at strømline stemmekommunikation på tværs af hele organisationen.Uanset om du ønsker at erstatte et forældet telefonsystem eller integrere telefoni direkte i din eksisterende Teams-platform, giver Microsoft Teams Enterprise Voice dig alle de nødvendige værktøjer til succes.

Hos Performance Metrics er vi specialister i at hjælpe virksomheder med at implementere og optimere Microsoft Teams Enterprise Voice.Vores eksperter guider dig trygt gennem hele opsætningsprocessen, så systemet tilpasses præcist til din virksomheds behov.

Er du klar til at tage jeres kommunikation til næste niveau?

Kontakt os i dag og lad os hjælpe dig med at realisere potentialet i Microsoft Teams Enterprise Voice.