Teams Business Voice: Sådan fungerer det, og derfor har din virksomhed brug for det

I dag er arbejdslivet mere distribueret og digitalt end nogensinde før, hvilket gør effektiv kommunikation afgørende. Med medarbejdere, der arbejder fra forskellige lokationer og håndterer komplekse opgaver, har virksomheder brug for en løsning, der kombinerer fleksibilitet med pålidelighed.

Teams Business Voice er en integreret telefonsystem-løsning, der smelter det bedste fra traditionelle telefonløsninger sammen med styrken i Microsoft Teams. Resultatet er en samlet og effektiv kommunikationshub for hele organisationen.

I dette blogindlæg gennemgår vi, hvordan Teams Business Voice fungerer, hvorfor det er relevant for moderne virksomheder, og hvordan det kan styrke både samarbejde, kommunikation og produktivitet. Hvis du ønsker at forbedre virksomhedens kommunikationssystem, er forståelsen af Teams Business Voice det første skridt.

Hvad er Teams Business Voice?

Teams Business Voice er en cloud-baseret kommunikationsløsning, der er fuldt integreret med Microsoft Teams og designet til at erstatte traditionelle telefonsystemer i en virksomhedskontekst. Løsningen tilføjer telefonifunktioner direkte i Teams, så brugere kan foretage og modtage opkald, håndtere voicemail og i nogle tilfælde også sende beskeder – alt sammen fra én samlet platform.

Microsoft Teams er allerede en etableret samarbejdsplatform med funktioner som chat, videomøder og fildeling. Med Teams Business Voice udvider Microsoft funktionaliteten og gør det muligt for organisationer at samle hele deres kommunikation ét sted.

Løsningen forbinder til det offentlige telefonnet (PSTN), hvilket betyder, at brugerne kan ringe til både fastnettelefoner og mobilnumre verden over direkte fra Teams. Det gør Teams Business Voice til et kraftfuldt alternativ til traditionelle PBX-løsninger og skaber en mere fleksibel og fremtidssikret kommunikationsinfrastruktur.

Sådan fungere Teams Business Voice

Funktionaliteten i Teams Business Voice bygger på en cloud-baseret arkitektur, som giver flere vigtige fordele i forhold til traditionelle lokale telefonsystemer. Her er en gennemgang af, hvordan det virker:

1) Problemfri integration med Microsoft Teams

Teams Business Voice integreres direkte med Microsoft Teams, den samarbejdsplatform som mange virksomheder allerede bruger til chat, møder og fildeling. Med denne integration kan medarbejdere foretage opkald på samme måde, som de allerede bruger Teams til beskeder og videomøder.

Når dine medarbejdere i forvejen er vant til at arbejde i Teams, betyder det, at stemmeopkald bliver en naturlig og gnidningsfri del af den daglige kommunikation.

Grænsefladen forbliver den samme til alle kommunikationsformer: e-mail, chat, møder og telefonopkald. Det betyder, at medarbejderne ikke skal skifte mellem forskellige værktøjer, hvilket sparer tid, mindsker kompleksitet og øger produktiviteten.

2) Cloud-baseret infrastruktur

Teams Business Voice udnytter Microsofts cloud-infrastruktur, hvilket betyder, at al stemmekommunikation håndteres af Microsofts sikre, pålidelige og skalerbare cloud-systemer. Virksomheder behøver ikke længere at vedligeholde eller opgradere dyrt, lokalt hardware, da alle telefontjenester er hostet i skyen.

Cloud-arkitekturen sikrer desuden høj tilgængelighed, hvilket betyder, at dine telefontjenester altid er tilgængelige med minimal nedetid. Teams Business Voice er samtidig nem at skalere, så virksomheder hurtigt kan tilføje eller fjerne telefonlinjer og justere funktioner, når behovene ændrer sig.

3) Én samlet kommunikationsplatform

Med Teams Business Voice bliver alle kommunikationsformer (telefonopkald, videomøder, chat, fildeling mv.) samlet i én og samme platform. Det reducerer kompleksiteten ved at skulle håndtere flere systemer og gør det muligt for medarbejdere at kommunikere gnidningsfrit på tværs af kanaler.

En medarbejder kan for eksempel starte med en chat, fortsætte i et videomøde og derefter tage et telefonopkald – alt sammen inden for Microsoft Teams. Den tætte integration sikrer, at virksomheden har et enkelt, strømlinet kommunikationssystem, der understøtter fleksibel og effektiv kommunikation.

4) Avancerede funktioner

Teams Business Voice indeholder en række avancerede funktioner, der forbedrer kommunikationsflowet og effektiviteten i organisationen. Her er nogle af de vigtigste:

• Voicemail-transskription: Telefonsvarerbeskeder bliver automatisk transskriberet og sendt som tekst til brugeren, så man hurtigt kan få et overblik uden at skulle lytte hele beskeden igennem.

• Viderestilling af opkald: Opkald kan nemt viderestilles til kolleger eller til telefonsvarer, så ingen vigtige henvendelser går tabt.

• Opkaldskøer: Med Teams Business Voice kan virksomheden håndtere opkaldskøer, så indgående opkald effektivt fordeles til de rette teams eller afdelinger.

• Automatisk omstilling (Auto Attendants): Virksomheder kan opsætte automatiske velkomster og menuer, der guider opkald til den rette person eller afdeling.

• Opkaldsstatistik og rapportering: Teams Business Voice giver adgang til detaljerede analyser og rapporter, så man kan følge med i opkaldsvolumen, svartider og performance.

Disse funktioner hjælper med at effektivisere virksomhedens kommunikation, sikre bedre tilgængelighed og skabe en mere professionel og smidig kundeoplevelse.

5) Direct Routing for PSTN-opkald

Teams Business Voice opretter forbindelse til det offentlige telefonnetværk (PSTN), hvilket gør det muligt for brugere at foretage og modtage opkald til både fastnet- og mobiltelefoner – præcis som med et traditionelt telefonsystem.

Med Direct Routing kan virksomheder forbinde deres eksisterende telefonlinjer og -numre til Microsoft Teams. Det betyder, at man kan beholde sine nuværende telefonnumre, mens man flytter opkaldsoplevelsen over i Teams-universet. Denne løsning er særligt fordelagtig for organisationer, der skifter fra traditionelle telefoniløsninger til Teams Business Voice. Man undgår at skifte udstyr og numre, men får samtidig fordelene ved en fleksibel, cloud-baseret telefoni – såsom skalerbarhed, central administration og bedre integration med resten af Microsoft 365-platformen.

Hvorfor din virksomhed har brug for Teams Business Voice

En pålidelig og effektiv kommunikationsløsning er afgørende for at bevare konkurrenceevnen. Traditionelle telefonsystemer er ofte dyre, ufleksible og besværlige at vedligeholde. Teams Business Voice kombinerer styrken i Microsoft Teams med fuld telefunktionalitet, hvortil din virksomhed får en samlet kommunikationsplatform, der både forenkler, effektiviserer og moderniserer jeres arbejdsdag.

Her er nogle af de vigtigste fordele ved at implementere Teams Business Voice:

1. Omkostningseffektivitet

En af de vigtigste grunde til, at virksomheder vælger Teams Business Voice, er den økonomiske fordel. Traditionelle telefonsystemer – især dem med fysisk infrastruktur – er dyre at implementere, vedligeholde og opgradere. Ofte kræver de investering i hardware, leje af telefonlinjer og dyre abonnementsaftaler for fjernopkald.

Med Teams Business Voice foregår det hele i skyen. Det betyder, at der ikke er behov for lokal hardware eller komplekse opsætninger, og dermed reduceres både opstartsomkostningerne og de løbende driftsudgifter markant. Microsofts sikre cloud-infrastruktur står for hele telefondriften.

Samtidig bruger Teams Business Voice internetbaseret telefoni (VoIP) til både lokale og internationale opkald. Det reducerer udgifterne til især udlandsopkald betydeligt, hvilket er en stor fordel for virksomheder med internationale forbindelser eller kunder i flere lande.

2. Strømlinet kommunikation

Teams Business Voice integreres problemfrit i Microsoft Teams – en platform, som mange virksomheder allerede bruger til samarbejde, videomøder og chat. Det betyder, at hele jeres kommunikation kan håndteres ét sted uden behov for at skifte mellem forskellige systemer eller værktøjer.

Medarbejdere kan foretage og modtage opkald, chatte, holde videomøder og dele filer direkte i Teams. Denne enkelhed eliminerer behovet for separate telefonsystemer, voicemail og samarbejdsplatforme, hvilket gør jeres kommunikationsproces både hurtigere og mere overskuelig.

Resultatet? Mindre tid brugt på at navigere mellem systemer og mere tid til kerneopgaver. Derudover sikrer funktioner som voicemail-transskription, viderestilling og auto attendants, at opkald håndteres effektivt. Det gør det muligt at prioritere vigtige henvendelser og optimere arbejdsgangene til gavn for både medarbejderne og kunderne.

3. Optimeret support til hybride arbejdsformer

I en tid hvor fjernarbejde er blevet en fast del af mange virksomheders hverdag, er det afgørende at have et kommunikationssystem, der effektivt understøtter medarbejdere uden for kontoret. Teams Business Voice er 100 % cloud-baseret, hvilket betyder, at medarbejdere kan foretage og modtage opkald uanset hvor i verden, de befinder sig, så længe de har internetadgang.

Denne fleksibilitet sikrer, at virksomheden kan fungere uden afbrydelser, uanset om medarbejderne arbejder hjemmefra, fra kontoret eller er på farten. Teams Business Voice gør det nemt at holde forbindelsen og være tilgængelig, uanset lokation.

Samtidig betyder det, at I ikke behøver vedligeholde flere forskellige systemer for at understøtte fjernarbejde. Alt styres ét sted, hvilket giver jer en samlet og effektiv kommunikationsløsning, der er skabt til moderne arbejdsgange.

4. Skalerbarhed

Når virksomheden vokser, vokser kommunikationsbehovet også. Traditionelle telefonsystemer kan have svært ved at følge med – især når det gælder opsætning af nye linjer, håndtering af flere afdelinger eller tilpasning af funktioner. Teams Business Voice løser dette ved at tilbyde en fleksibel og nemt skalerbar løsning.

Med Teams Business Voice kan I hurtigt tilføje nye brugere, telefonnumre og lokationer, alt sammen med få klik. Systemet er cloud-baseret, så der er ingen behov for ekstra fysisk infrastruktur. Det betyder, at jeres kommunikationsløsning kan vokse i takt med forretningen eller skaleres ned, hvis behovet ændrer sig.

Uanset om jeres virksomhed vokser hurtigt, åbner nye kontorer eller oplever svingende kapacitetskrav, giver Teams Business Voice jer den nødvendige fleksibilitet uden bøvl eller omkostningstunge udvidelser.

5. Øget produktivitet og samarbejde

Teams Business Voice handler ikke kun om at foretage og modtage opkald. Det er en løsning, der er designet til at styrke samarbejdet og øge produktiviteten. Den tætte integration med Microsoft Teams gør det muligt at samarbejde i realtid under opkald og at skifte gnidningsfrit mellem chat, tale og videomøder.

Medarbejdere kan f.eks. starte en chat, derefter hoppe over i et opkald for hurtigt at løse et problem og om nødvendigt fortsætte samtalen i et videomøde inden for den samme platform. Det betyder færre afbrydelser og hurtigere beslutningsprocesser, da hele arbejdsflowet sker i ét samlet system.

Samtidig sikrer funktioner som viderestilling, opkaldskøer og automatiske svar en effektiv opkaldshåndtering, hvor intet går tabt. Teams Business Voice giver også adgang til detaljeret opkaldsstatistik, som ledere kan bruge til at identificere flaskehalse eller forbedringsmuligheder, og dermed optimere teamets kommunikation løbende.

6. Sikkerhed og compliance

Sikkerhed er en afgørende faktor for virksomheder, når nye kommunikationsløsninger skal implementeres. Teams Business Voice bygger på Microsofts omfattende sikkerhedsinfrastruktur, hvilket betyder, at al kommunikation er krypteret og beskyttet mod uautoriseret adgang.

Microsoft Teams – inklusiv Teams Business Voice – opfylder en lang række compliance-krav, herunder GDPR, HIPAA og branche-specifikke standarder, hvilket gør løsningen særligt velegnet til virksomheder i højt-regulerede sektorer som sundhed, finans og offentlig administration.

Da det er en cloud-baseret løsning, modtager Teams Business Voice løbende sikkerhedsopdateringer, som minimerer risikoen for sårbarheder. Derudover kan virksomheder konfigurere rollebaseret adgang (RBAC), så følsomme data kun er tilgængelige for relevante medarbejdere.

Med stærke sikkerhedslag, kontinuerlig opdatering og overholdelse af lovgivning giver Teams Business Voice en tryg og pålidelig ramme for virksomhedens kommunikation uanset branche eller placering.

7. Forbedret kundeservice

I en tid hvor kundeservice er et afgørende konkurrenceparameter, kan Teams Business Voice spille en nøglerolle i at forbedre virksomhedens kundeoplevelser. Løsningen gør det muligt at håndtere opkald hurtigt og effektivt, så kunder bliver forbundet til den rette afdeling eller medarbejder uden ventetid.

Funktioner som opkaldskøer og automatiske svar (auto attendants) sikrer, at opkald fordeles og viderestilles struktureret og uden forsinkelser selv i travle perioder. Med direct routing kan opkald viderestilles direkte til relevante teams eller lokationer, uanset hvor medarbejderne sidder.

Voicemail-transskription gør det muligt for medarbejdere at læse beskeder og reagere hurtigere, mens opkaldsstatistik og rapportering giver ledelsen indblik i svartider, opkaldsvolumen og kvaliteten af kundedialogen. Disse data kan bruges til løbende forbedringer og til at optimere supportprocesser.

Resultatet er hurtigere svartider, færre mistede opkald og højere kundetilfredshed – alt sammen medvirkende til at styrke virksomhedens omdømme og relationer til kunderne.

8. Integration med andre forretningsværktøjer

Teams Business Voice fungerer problemfrit sammen med en lang række andre forretningssystemer – især CRM-løsninger som Dynamics 365, Salesforce og HubSpot. Ved at integrere telefoni direkte med jeres kundedatabaser og sagsstyring får medarbejdere øjeblikkelig adgang til relevante kundeoplysninger, når de modtager eller foretager opkald.

Det betyder, at kundesamtaler bliver mere kontekstbaserede og effektive, fordi support- og salgsteams ikke skal bruge tid på at finde information manuelt. Al kommunikation – fra tidligere opkald og e-mails til noter og sagsnumre – kan vises direkte i Teams-vinduet, mens opkaldet foregår.

Derudover kan Teams Business Voice integreres med kalenderfunktioner, opgavestyring og e-mail, så jeres medarbejdere arbejder mere sammenhængende og effektivt. Resultatet er hurtigere svartider, bedre samarbejde på tværs af afdelinger og en mere sammenhængende kundeoplevelse.

Denne fleksibilitet og dybe integration gør løsningen velegnet til både salgs-, support- og konsulentteams, samt til virksomheder, der ønsker en moderne kommunikationsplatform, der taler sammen med resten af deres digitale infrastruktur.

9. Fremtidssikret kommunikationsløsning

Efterhånden som teknologien udvikler sig, ændrer forretningskommunikation sig også. Teams Business Voice tilbyder en fremtidssikret løsning ved løbende at blive opdateret og tilført nye funktioner. I takt med at Microsoft Teams udvides med nye værktøjer og funktioner, vil Teams Business Voice fortsat drage fordel af disse forbedringer og sikre, at din kommunikationsplatform forbliver helt i front.

Muligheden for at integrere Teams Business Voice med andre nye teknologier – såsom kunstig intelligens (AI) til automatiseret opkaldshåndtering og avanceret analyse – vil fortsat styrke virksomheders kommunikationsoplevelse. Det betyder, at i takt med at din virksomhed vokser og det teknologiske landskab forandrer sig, vil din kommunikationsløsning forblive relevant og i stand til at understøtte nye behov.

Konklusion

Teams Business Voice er en banebrydende løsning for virksomheder, der ønsker at styrke deres kommunikation og samarbejde. Ved at kombinere de bedste funktioner fra traditionelle telefonsystemer med kraften i Microsoft Teams kan virksomheder forenkle deres kommunikation, reducere omkostninger og øge den samlede produktivitet. Med sin cloud-baserede arkitektur, avancerede funktioner og problemfri integration med Microsoft Teams tilbyder Teams Business Voice en komplet kommunikationsløsning for virksomheder i alle størrelser.

Hos Performance Metrics forstår vi, hvor afgørende effektiv kommunikation er for din virksomheds succes. Hvis du ønsker at forbedre dine kommunikationssystemer med Microsoft Teams Enterprise Voice, så kontakt os i dag og hør, hvordan vores IT-løsninger kan hjælpe.